29. januar 2008 - VUC Bornholm

Referat af bestyrelsesmøde nr. 6 VUC Bornholm

Dato: Tirsdag den 29. januar 2008 kl. 16.30

Sted: VUC Bornholm, mødelokalet

Til stede: Kirsa Ahlebæk, Lene Dahn Winther, Christian Christiansen, Patrick Andersen, Henry Schou Madsen, Kjeld Carlsen, Roar Schou og René Bloch.

Finn Pedersen deltog som daglig leder, John Andersen deltog som økonomiinspektor og Gorm Christensen assisterede med referatet.

Afbud fra: Lis Maahr

Dagsorden, udsendt d. 22. januar 2008

1. Velkomst v/FP

2. Sidste mødereferat (Bilag 1)

3. Orientering siden sidst

4. Arbejdet med ny hjemmeside

5. Foreløbigt regnskab 2007 v/JA (Bilag 2 - eftersendes)

6. Indsatsområder (FP):

- frafaldsproblematikken

- netværksudvikling

- kvalitetsudvikling

- benchmarking

7. Budget 2008 v/JA (Bilag 3 - eftersendes)

8. Revisorprotokol v/JA

9. Journalisering v/JA

10. Samarbejdsaftale med BG

11. Kommende møder

12. Evt.

Ad. 1 Velkomst v/FP

Finn Pedersen bød Roar Schou velkommen og orienterede om hvorledes bestyrelsen var reorganiseret efter Henrik Espersens udtræden. Kirsa Ahlebæk er valgt som formand.

Ad. 2 Sidste mødereferat (Bilag 1)

Ingen har ønsket ændringer til det udsendte referatudkast, som derfor er godkendt som referat. Der blev på mødet fremsat et ønske om, at faglige forkortelser fremover forklares i referatet.

Ad. 3 Orientering siden sidst

Finn Pedersen orienterede om ændringer i ledelsen på VUC. Gorm Christensen ønsker ikke at fortsætte som daglig leder. Lene Dahn Winther udnævnes derfor til afdelingsforstander for AVU (Almen Voksen Uddannelse)/FVU (Forberedende Voksen Uddannelse)-afdelingen og daglig leder af hele institutionen fra d. 1. april 2008. Gorm Christensen fortsætter fra d. 1. april 2008 som uddannelsesleder for hf-afdelingen.

Som følge af ændringen skal der blandt medarbejderne findes en ny repræsentant til bestyrelsen som afløser for Lene Dahn Winther.

Lene Dahn Winther vil fremover deltage i bestyrelsesmøderne som assisterende referent.

Forhandlingerne med GL (Gymnasieskolernes Lærerforening) om aflønning af læreren på det nedlagte engelskhold på Almegårds Kaserne (se referat fra mødet d. 03.12.07) resulterede i en aftale om, at læreren fik 75 timer.

Lene Dahn Winther orienterede om initiativerne på FVU-området:

- Der forhandles med Erhvervsskolen om samarbejde mellem FVU og AMU

- Der skal laves driftsoverenskomst vedrørende FVU-undervisning med erhvervsskolen

- Der er startet et hold på 18 til forældrematematik i Nexø

- Der er oprettet et FVU-læsningshold til de kursister, som tidligere gik på holdet "dansk som andetsprog"

Ad. 4 Arbejdet med ny hjemmeside

Punktet udsættes. Sammen med referatet sendes et link til hjemmesiden samt en angivelse af, hvilke dele af hjemmesiden, ledelsen især ønsker evalueret.

Den nye hjemmeside findes på vuc.datavejledningen.dk (Altså ikke noget "www"-fortegn.)

Brugernavnet er "vuc" og adgangskoden "adgang"

Det er vigtigt, at der bruges Firefox som browser, da siden ellers ikke vil vises rigtigt. Senere vil den blive tilpasset, så alle browsere kan vise den.

Medlemmerne blev opfordret til at komme med kommentatarer til hjemmesidens æstetik og funktionalitet

Ad. 5 Foreløbigt regnskab 2007 v/JA (Bilag 2)

Da VUC ikke har ejendom, vil det endelige resultat ligge meget tæt op ad dette foreløbige. I overskuddet på ca. 1.6 million kroner er der ikke taget højde for beløb, der var afsat i 2007, men som ikke er blevet brugt. Det kan dreje sig om undervisningskonti, IT-indkøb ol. De vil blive overført til de samme konti i 2008, så planlagte indkøb ikke pludselig forsvinder.

Der blev fremlagt en plan for årsafslutningen.

Kirsa Ahlebæk var betænkelig ved den store divergens mellem det oprindelige budget for 2007 og det foreløbige regnskab. Der bør være stor overensstemmelse, så bestyrelsen har sikre retningslinier at arbejde efter.

John Andersen mente, at der fremover vil være større overensstemmelse mellem budget og regnskab. Det første år har været vanskeligt, men de indhøstede erfaringer vil uden tvivl kunne bruges til en sikrere budgetlægning.

Ad. 6 Indsatsområder (FP):

Finn Pedersen orienterede om, at det fra Undervisningsministeriet er et krav, at de statslige institutioner skal kunne måles og vejes på deres opfyldelse af forskellige kvalitetskrav.

Han foreslog, at VUC bliver målt på forhold som

- fastholdelse

- kvalitetsudvikling

Han pegede på, at det bl.a. er forhold som bestyrelsen vil få brug for at vide noget om, når der skal tages stilling til eventuel resultatløn i virksomheden.

Gorm Christensen orienterede fra repræsentantskabsmødet i lederforeningen for VUC om de muligheder for kvalitetsvurdering og benchmarking, der ligger i Evaluerings-, Samarbejds- og Benchmarking-netværket (ESB-netværket), som indtil videre 5 VUCer deltager i. Flere VUC-ledere tilkendegav på repræsentantskabsmødet interesse for at indgå i netværket.

Prisen for en institution som VUC Bornholm vil være ca. kr. 40.000,- om året for tilrettelæggelse, gennemførelse og rapportering af undersøgelser af kursist-, virksomheds- og medarbejdertilfredshed.

René Bloch anbefalede ESB-netværket, men påpegede, at resultaterne af undersøgelserne skal følges op af handling. Undersøgelserne vil være et godt redskab for bestyrelsen.

Roar Schou påpegede, at det er vigtigt, at ledelsen og bestyrelsen gør sig klart, hvad det er, de ønsker undersøgt. Det vil ændre sig fra år til år, hvilke områder der især bør sættes fokus på. Desuden påpegede han vigtigheden af også at skabe netværk med personlige kontakter.

Yderligere oplysninger om ESB-netværket kan findes på www.esb-netvaerk.dk

Bestyrelsen er åben over for at VUC Bornholm deltager i ESB-netværket og anbefaler ledelsen at arbejde videre med indsatsområderne.

Ad. 7 Budget 2008 v/JA (Bilag 3)

Der er afsat kr. 225.000,- til de i punkt 6 nævnte indsatsområder. Disse penge er fundet ved at fjerne de tidligere 1%- og 2%-puljer til hhv. selvforsikring og uforudsete udgifter på lønkonti.

Da der er et overskud på regnskabet for 2007, er der ikke længere behov for disse puljer. Overskuddet føres videre og kan fungere som en generel buffer til dækning af uforudsete udgifter.

Den hidtidige fordeling af udgifter til administrative medarbejdere, der er ansat både på VUC og Bornholms Gymnasium, (20 % betales af VUC og 80% af BG) ændres for John Andersens vedkommende, så de to institutioner hver betaler 50% AF HANS LØN. Erfaringerne fra det første år viser, at arbejdet er fordelt nogenlunde ligeligt på de to institutioner.

Der er foretaget justeringer i forhold til det tidligere udsendte budgetforslag:

- IT-anskaffelser er reduceret en smule, da vi nu ved, hvad der er købt i 2007 og hvad der skal købes i 2008

- indkøbskonti er reduceret med kr. 25.000-30.000

- medarbejdernes bredbåndsopkoblinger forventes at blive væsentligt billigere. Der føres forhandlinger med udbyderen.

Udligningsordningen, som afvikles over en 4-årig periode frem til 2011 vil i 2008 betyde, at VUC Bornholm skal bidrage med ca. kr. 1.041.000. I 2009 vil det bidrag være reduceret til ca. kr. 649.000, så

alt andet lige vil det medføre større økonomisk råderum fremover.

Bestyrelsen tog redegørelsen og budgetforslaget til efterretning.

Ad. 8 Revisorprotokol v/JA

Det blev aftalt, at bemærkninger fra revisorerne fremover ikke skal forelægges bestyrelsen, med mindre der påpeges kritisable forhold. Bestyrelsen er kun interesseret i de revisorbemærkninger, der er knyttet til årsberetningen.

Ad. 9 Journalisering v/JA

Bestyrelsen tager til efterretning, at ledelsen indkøber et fysisk journaliseringssystem "A4" til en pris af ca. kr. 10.000,-. Journaliseringssystemet er opbygget i henhold til konteringsplanen for VUC og udarbejdet i samarbejde med Undervisningsministeriet.

Ad. 10 Samarbejdsaftale med BG

Da den eksisterende samarbejdsaftale med Bornholms Gymnasium indebærer gensidige lån af lokaler, gensidige serviceydelser og fælles brug af medarbejdere, kan de to institutioner komme ud for situationer, hvor Undervisningsministeriets regler for bl.a. lokaleudlejning kan medføre uhensigtsmæssige udgifter for institutionerne.

Det vil derfor være nødvendigt at bestyrelsen drøfter andre muligheder for at videreføre det gensidigt udbytterige samarbejde, der har været mellem de to institutioner.

En mulighed kunne være at overveje en egentlig fusion mellem de to institutioner.

Bestyrelsen foreslår, at der afsættes en halv debatdag, hvor bestyrelsen og ledelsen fordomsfrit kan drøfte mulighederne på baggrund af et oplæg fra ledelsen.

Det blev pointeret, at en sådan debat

- skal tage udgangspunkt i VUCs særegenhed (VUC-kulturen),

- skal fokusere på visioner for VUC for at sikre, at VUC fortsat har et kursistgrundlag

- bør vær fordomsfri i forhold til traditioner og eksisterende begrænsninger.

Der blev ikke fastsat noget tidspunkt for afholdelse af debatdagen.

Ad. 11 Kommende møder

Følgende mødedatoer blev vedtaget:

- tirsdag d. 11. marts 2008, kl. 16.00

- tirsdag d. 17. juni 2008, kl. 16.00

- tirsdag d. 9. september 2008, kl. 16.00

- tirsdag d. 9. december 2008, kl. 16.00

Ad. 12 Eventuelt.

Intet.

Mødet sluttede kl. 18.17

Bestyrelsen for VUC Bornholm:

_________________________________

Kirsa Ahlebæk, formand

_________________________________

René Bloch

_________________________________

Kjeld Carlsen

_________________________________

Henry Schou Madsen

_________________________________

Roar Schou

VUC Bornholms daglige leder og ansvarlig for referatet

_________________________________

Finn Pedersen, rektor

_______________________________

Lene Dahn Winther

_________________________________

Christian Christiansen

(uden stemmeret)

_________________________________

Lis Maahr

_________________________________

Patrick Andersen

(uden stemmeret)