Referat af bestyrelsesmøde nr. 1 i den permanente bestyrelse for

VUC Bornholm

Dato: Torsdag den 15. marts 2007 kl. 17.30

Sted: VUC Bornholm, lokale 12

Til stede: Henrik Espersen, Lene Dahn Winther, Christian Christiansen, Lis Maahr, Pia Jensen, Kirsa Ahlebæk, Kjeld Carlsen og René Bloch.

Finn Pedersen deltog som daglig leder, Dorthe Hendriksen deltog som gæst og Gorm Christensen assisterede med referatet.

Dagsorden, udsendt d. 7. marts 2007:

1. Sidste mødereferat (Vedlagt)

2. Konstituering

3. Forretningsorden (Bilag)

4. Regnskabsinstruks (Bilag)

5. Regnskab 2006 (Bilag)

6. Udkast til budget 2007 (Bilag)

7. Valg af revisor - Centrum Revision foreslås genvalgt

8. Driftsoverenskomst - DH (Bilag)

9. Orientering om kommende opgaver

10. Næste møde

11. Evt.

Finn Pedersen bød velkommen, og orienterede om, hvorfor der endnu ikke var noget kommunalt udpeget bestyrelsesmedlem. Henry Schou Madsen formodes at blive udpeget senere, og Finn Pedersen vil, indtil udpegningen har fundet sted, holde Henry Schou Madsen orienteret om arbejdet i bestyrelsen.
Endvidere redegjorde Finn Pedersen for reglerne vedrørende valg af to bestyrelsesmedlemmer ved selvsupplering. Valgene havde været enstemmige og resulteret i valg af Henrik Espersen og René Bloch.

Sidste mødereferat (Vedlagt)
Referaterne fra møderne 9 og 10 i den midlertidige bestyrelse blev underskrevet.
Konstituering
Finn Pedersen foreslog Henrik Espersen som formand. Henrik Espersen blev valgt enstemmigt. Konstitueringen indebar ikke andre valg.
Henrik Espersen overtog derefter ledelsen af mødet.
Forretningsorden (Bilag)
Henrik Espersen foreslog, at det udsendte forretningsordenforslag kun skal gælde for det første år og derefter tages op til fornyet overvejelse.
Det blev drøftet, hvor tidligt dagsordner skulle udsendes, og bestyrelsen enedes om, at da møderne fastlægges for ½ år ad gangen, er det tilstrækkeligt, at dagsordner udsendes senest en uge før bestyrelsesmøderne.
Forslag til dagsorden afleveres til Finn Pedersen, inden dagsordenen udfærdiges, hvilket vil sige senest 8 dage før bestyrelsesmødet.
§3 stk.3 gav anledning til diskussion. Paragraffen vil kunne få nogle uheldige konsekvenser for bestyrelsesarbejdet. Da Forvaltningsloven tager højde for de antydede situationer, besluttede bestyrelsen at slette §3 stk.3.
§10 stk.6: Finn Pedersen mener, at formuleringen: "efter nærmere aftale" skal uddybes.
Det blev diskuteret, om de to medlemmer, der er valgt uden stemmeret, vil kunne stemme, såfremt den, der er valgt med stemmeret fra samme gruppe, får forfald. Spørgsmålet om, hvorvidt stemmeret kan overdrages ved fravær vil blive undersøgt inden næste møde.
Referater udformes som beslutningsreferater med supplerende kommentarer, hvor det skønnes nødvendigt for forståelsen. Referatet udsendes inden for én uge, hvorefter bestyrelsesmedlemmerne har 3 dage til at fremkomme med indvendinger. Derefter bliver referatet offentliggjort på VUC Bornholms hjemmeside.
Forretningsordenen blev vedtaget med de anførte ændringer og præciseringer.
Regnskabsinstruks (Bilag)
Det udsendte forslag er en foreløbig instruks. Der mangler bilag. Den interne revision skal godkende instruksen, hvorefter Finn Pedersen og John Andersen vil gennemgå den kritisk.
Den endelige instruks vil derfor først foreligge senere.
Bestyrelsen tog dette til efterretning.
Det skal undersøges, om alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive regnskab og årsrapport, eller om det kun er medlemmer med stemmeret.
Regnskab 2006 (Bilag)
Regnskabet dækker kun 5/12 af kalenderåret 2006, fordi VUC hidtil har arbejdet med skoleår som udgangspunkt for regnskabet. Regnskabet viser et fint resultat, hvor 100% af de bevilgede midler er anvendt. Der er dog ikke taget højde for regnskabsafslutningen for indtægtsdækket virksomhed. Når den foreligger, vil den formodentlig vise et underskud på ca. kr. 100.000, som overføres til BRK.
Der blev stillet spørgsmål til det store forbrug på inventar, EDB og kontorhold. Det store forbrug blev forklaret med, at det i november viste sig, at VUC ville slutte året med et overskud. Der blev derfor indkøbt en del inventar, som længe havde været ønsket af ledelse og medarbejdere: Tavler, elektroniske tavler, hæve-sænkeborde til kontoret, udskiftning af slidte bogsamlinger.
Det blev fremført, at det vil være nødvendigt med et regnskab for hele 2006, så der er et sammenligningsgrundlag for regnskab 2007. John Andersen vil sørge for at udarbejde et sådant.
Begrebet årskursist blev forklaret: Nogle af vore enkeltfagskursister deltager i undervisningen på et enkelt eller to hold, mens andre deltager på mange hold. Når én kursist alene eller flere kursister tilsammen har gennemført 812,5 timers undervisning inden for et kursusår, betegnes denne aktivitet som en årskursist. Taxametertilskuddene beregnes ud fra det totale antal årskursister.
Tidligere opererede BRK med begrebet skyggekursister, altså ikke-eksisterende personer, som kurset kunne supplere hold i obligatoriske fag/kernefag med, hvis ikke der var tilstrækkeligt med tilmeldte.
Skyggekursister er ikke et begreb, der indgår i taxametersystemet, men vi skal undersøge, om der ikke er tilsvarende muligheder for VUCer i tyndtbefolkede udkantområder.
Udkast til budget 2007 (Bilag)
Forudsætningerne for VUC Bornholms budget er endeligt udmeldt, og der kan derfor vedtages et endeligt budget. Det bør ske på næste møde.
Det foreslåede budget er forsigtigt. De tilskud, der er bevilget VUC Bornholm, er højere end vore egne beregnede indtægter.
Der er i budgettet ikke taget højde for
          - flexjob-ordning
          - AES-bidrag
          - hf-2 udligninger, husleje, TAP
          - salg af uddannelsespladser
          - tjenestemandspensioner
Derudover er der usikkerhed om, hvorvidt VUC Bornholms bidrag til udligningsordningen er ca. kr. 200.000 for højt.
Valg af revisor - Centrum Revision foreslås genvalgt
Bestyrelsen tilslutter sig forslaget om at genvælge Centrum Revision. John Andersen meddeler Centrum Revision beslutningen.
Driftsoverenskomst - DH (Bilag)
De foreslåede satser blev godkendt, og bestyrelsen vedtog, at afvente Dorthe Hendriksens vurdering af, om satserne er realistiske.
Overenskomsterne kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel.
Orientering om kommende opgaver
På de kommende møder skal der drøftes
          - åbningsbalance
          - visioner og mål
          - evaluering
               herunder om
                  der skal afsættes ressourcer til evalueringer og opfølgninger af dem
                  der skal udarbejdes fælles VUC-evalueringer via VUCs lederforening.
Næste møde
Mandag d. 30. april 2007 kl. 18.15
Evt.
Finn Pedersen takkede for et konstruktivt møde i en god stemning.
Mødet sluttede kl. 19.22

_________________________________

Henrik Espersen, formand

_________________________________

Kirsa Ahlebæk

_________________________________

René Bloch

_________________________________

Kjeld Carlsen

_________________________________

Lene Dahn Winther

_________________________________

Christian Christiansen

(uden stemmeret)

_________________________________

Lis Maahr

_________________________________

Pia Jensen

(uden stemmeret)

VUC Bornholms daglige leder og ansvarlig for referatet

_________________________________

Finn Pedersen, rektor